Note legali
Privacy
Questa informativa indica un periodo di conservazione per ogni categoria di dati, invece di scrivere «per il tempo necessario»: un termine su cui ci può chiamare in causa è il solo che valga la pena pubblicare.
Dunara conserva pochissimo su di Lei. Il sito mette a disposizione sei moduli e un indirizzo e-mail, e salva due voci sul Suo dispositivo, entrambe necessarie perché il sito funzioni come deve. Questa informativa riguarda ognuna di esse, e i registri che un soggiorno, un abbonamento o una richiesta su una residenza creano dietro di esse.
Dove qui sotto si legge 180 giorni, è la scadenza scritta nel record nel momento stesso in cui viene creato. L’archivio lo rimuove il giorno in cui cade, senza che nessuno debba ricordarselo.
Chi è responsabile
Il titolare del trattamento è CLICK-MART LIMITED, società costituita in Inghilterra e Galles il 17 maggio 2022, numero di registrazione 14111937, D-U-N-S 228941507, sede legale 124 Islwyn Road, Cross Keys, Newport, Galles, NP11 7QJ, Regno Unito. L’amministratrice è Maryam Nadeem.
La stessa società ha concepito, sviluppato e costruito Dunara, e la gestisce. Per questo l’informativa è firmata da un costruttore e non da un marchio di gestione alberghiera: chi decide che cosa accade ai Suoi dati è chi ha gettato i muri.
Poiché la società è stabilita nel Regno Unito e fornisce alloggio in Portogallo, allo stesso trattamento si applicano due discipline: il GDPR del Regno Unito e il GDPR dell’UE. Dove le due divergono adottiamo la lettura più restrittiva. Il rappresentante nominato ai sensi dell’articolo 27 del GDPR dell’UE viene indicato per iscritto su richiesta, alla sede legale o all’indirizzo qui sotto.
Tutta la corrispondenza in materia di protezione dei dati arriva a una persona all’indirizzo [email protected]. Quell’indirizzo e i moduli di questo sito sono i soli canali di contatto che Dunara pubblica.
Che cosa conserviamo, perché e per quanto tempo
Otto categorie, che sono tutte. Ogni riga indica la base giuridica ai sensi dell’articolo 6 o dell’articolo 9 del GDPR e il termine dopo il quale il record non esiste più.
| Che cosa conserviamo | Perché lo conserviamo | Base giuridica | Per quanto tempo |
|---|---|---|---|
| Richiesta di informazioni — nome, indirizzo e-mail, oggetto e messaggio | Per leggere la richiesta e risponderle, nella lingua in cui ci ha scritto. | Art. 6, par. 1, lett. b): misure adottate su Sua richiesta prima di un contratto. Dove non c’è un soggiorno all’orizzonte, art. 6, par. 1, lett. f). | 180 giorni nell’archivio del sito, poi scade da sé. |
| Richiesta di prenotazione — nome, e-mail, date di arrivo e di partenza, numero di adulti e bambini, la suite e la tariffa che ha scelto, e le Sue richieste | Per verificare la disponibilità, tenere la suite e confermare il soggiorno. | Art. 6, par. 1, lett. b). | 180 giorni nell’archivio del sito. Una prenotazione confermata passa nel registro delle prenotazioni e si conserva per il soggiorno e poi dieci anni, il più lungo dei due termini contabili a cui questa società è soggetta. |
| Esigenze alimentari e di accessibilità — scritte nel campo delle richieste, o inviate via e-mail in un secondo momento | Perché la cucina, la Spa e il servizio ai piani possano prepararsi prima che Lei arrivi, invece di improvvisare dopo. | Art. 6, par. 1, lett. b) per la predisposizione in sé, e art. 9, par. 2, lett. a), il Suo consenso esplicito, per la parte che rivela una condizione di salute o una convinzione. | Rimosse dal registro delle prenotazioni entro 30 giorni dalla partenza, salvo che Lei ci chieda di tenere una nota permanente per i soggiorni futuri. |
| Questionario sanitario della Spa — le risposte che dà prima di un primo trattamento, su farmaci, gravidanza, allergie, interventi recenti e condizioni della pelle | Perché un terapista possa valutare quale dei 18 trattamenti è sicuro per Lei, e in quale delle quattro durate. | Art. 9, par. 2, lett. a), il Suo consenso esplicito, prestato sul modulo stesso. | 24 mesi dal Suo ultimo trattamento, così che a un ospite che torna non si facciano due volte le stesse domande; poi distrutto. |
| Domanda di abbonamento — nome, e-mail, il livello richiesto, la data di inizio prevista e il Suo paese di residenza | Per collocare la domanda rispetto al tetto di 900 abbonamenti, e di 60 per SOURCE, e per fatturare la quota giusta. | Art. 6, par. 1, lett. b). | 180 giorni nell’archivio del sito. Un abbonamento attivo per la sua durata e poi dieci anni. Un posto in lista d’attesa fino a quando ci chiede di lasciarla, con revisione ogni dodici mesi. |
| Richieste per eventi e residenze — nome, e-mail, organizzazione, tipo di evento, data, numero di ospiti, gli spazi o il tipo di unità su cui ha chiesto, e un budget indicativo | Per rispondere con uno schema di capienze, una proposta o un listino. | Art. 6, par. 1, lett. b), e art. 6, par. 1, lett. f) dove la richiesta è esplorativa. | 180 giorni nell’archivio del sito, poi il registro commerciale per sei anni dal nostro ultimo contatto. |
| Newsletter — il Suo indirizzo e-mail e la lingua in cui legge | Per inviare la lettera della tenuta, che parte quando c’è qualcosa da raccontare. | Art. 6, par. 1, lett. a), consenso. | Fino alla Sua cancellazione. Il Suo indirizzo resta poi in un elenco di esclusione, perché un’importazione successiva non possa reinserirla, e accanto non si conserva nient’altro. |
| Contesto dell’invio — la lingua della pagina, la pagina da cui ha inviato, il codice paese a due lettere della Sua connessione e la stringa user-agent del Suo browser | Per rispondere nella lingua giusta e per riconoscere un abuso automatizzato dei moduli. | Art. 6, par. 1, lett. f), il nostro interesse a un canale di contatto che funzioni e non venga sommerso. | Con l’invio a cui appartiene: 180 giorni. |
Dieci anni è il più lungo fra il termine di conservazione portoghese e quello britannico per le scritture contabili; applichiamo il più lungo a tutto il record finanziario invece di spezzarlo.
Le tre cose che sono dati di categoria particolare
Tre delle categorie qui sopra hanno una soglia più alta ai sensi dell’articolo 9 del GDPR, e sono trattate in modo diverso dalle altre.
Una nota alimentare è un dato comune quando è una preferenza e un dato di categoria particolare quando rivela un’allergia o un’osservanza religiosa. Da fuori le due sono identiche, quindi ogni nota alimentare è trattata come il caso più stretto.
Un’esigenza di accessibilità per sua natura dice qualcosa sulla salute. Si conserva per il soggiorno a cui si riferisce e si condivide solo con i reparti che devono agire: il ricevimento, il servizio ai piani, e la cucina o la Spa a seconda di che cosa ha chiesto.
Il questionario sanitario della Spa è l’unico modulo sanitario che Dunara Le chiede di compilare. Si compila al banco della Spa prima di un primo trattamento, non su questo sito, e lo leggono il terapista che La tratta e il responsabile della Spa. Nulla di quel modulo viene copiato nel registro delle prenotazioni.
In ogni caso la base giuridica è l’art. 9, par. 2, lett. a): il Suo consenso esplicito, prestato nel momento in cui sceglie di dircelo. Può revocarlo via e-mail e la risposta viene rimossa entro cinque giorni lavorativi. L’unica conseguenza di un rifiuto del questionario è che non si può prenotare un trattamento la cui sicurezza dipende da quelle risposte; tutto il resto della tenuta resta a Sua disposizione.
Come viene trattato davvero l’invio di un modulo
Ognuno dei sei moduli è un normale modulo HTML che invia a questo dominio. Funziona con JavaScript disattivato; lo script nella pagina aggiunge soltanto la convalida in linea e il messaggio di conferma.
Un invio viene convalidato, riceve un riferimento che può citare — un prefisso di tre lettere e sei caratteri in due gruppi di tre, come RES-K4D-9PQ — e viene scritto nell’archivio con una scadenza a 180 giorni. Il riferimento deriva dal tipo di modulo, dal Suo indirizzo e-mail e dall’ora dell’invio, e da esso non si può risalire a nulla.
Accanto a quello che ha scritto, il record conserva quattro elementi di contesto: la lingua della pagina, la pagina da cui ha inviato, il codice paese a due lettere della Sua connessione e la stringa user-agent del Suo browser. L’indirizzo da cui è arrivata la connessione viene usato in memoria per un solo scopo, un limite di invii al minuto che smorza un’inondazione accidentale, e non viene scritto nel record.
Prima che una persona legga il Suo modulo girano due controlli automatici: un campo nascosto che una persona non compila mai, e quel limite al minuto. Nessuno dei due prende una decisione su di Lei. Se uno dei due ferma un invio che doveva passare, una e-mail a [email protected] arriva direttamente a una persona.
Chi altro lo vede
Dentro la società l’accesso segue il ruolo. Le prenotazioni vedono i record di prenotazione. La Spa vede i record della Spa. L’ufficio abbonamenti vede i record degli abbonamenti. L’amministrazione vede quello che la contabilità richiede, e non di più.
Fuori dalla società intervengono tre tipi di responsabile del trattamento: il fornitore di rete edge e di archiviazione che serve questo sito e tiene gli invii dei moduli fino alla loro scadenza; il sistema di prenotazione e gestione della struttura in cui passa una prenotazione confermata; e il fornitore che trasporta la nostra posta. Ciascuno opera con un contratto scritto che lo vincola alle nostre istruzioni. L’elenco aggiornato, con il paese da cui ogni responsabile opera, si invia via e-mail su richiesta.
Un pagamento è incassato da un fornitore di servizi di pagamento, che riceve i dati della carta direttamente da Lei. I registri di Dunara conservano le ultime quattro cifre, il circuito della carta e il riferimento di autorizzazione: è quello che serve per un rimborso o una contestazione.
Diamo dati a un’autorità pubblica solo dove la legge lo impone: la registrazione degli ospiti che la legge portoghese chiede alle strutture ricettive, e una richiesta legittima di un’autorità fiscale. Ogni comunicazione di questo tipo è annotata con la sua data e il suo fondamento giuridico.
Dove va
Il sito è servito dal data centre della rete edge più vicino a Lei, che per un lettore europeo è in Europa. Gli invii dei moduli sono scritti in un livello di archiviazione che il fornitore può replicare fuori dal Regno Unito e dallo Spazio economico europeo.
Dove questo accade, il trasferimento si fonda sull’International Data Transfer Addendum del Regno Unito e, sotto la disciplina dell’UE, sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, insieme a una valutazione del diritto del paese di destinazione. Una copia delle clausole su cui si fonda un singolo trasferimento si invia via e-mail su richiesta.
I Suoi diritti, e come esercitarli
Ognuno si esercita allo stesso modo: una e-mail a [email protected]. Non c’è un modulo da trovare né un portale su cui registrarsi.
Può chiedere una copia di tutto quello che conserviamo su di Lei, con le finalità, i destinatari e i termini di conservazione. Rispondiamo entro un mese. Una richiesta davvero complessa può essere prorogata di altri due mesi, e della proroga Le diciamo prima che il primo mese sia scaduto.
L’accesso è gratuito. Facciamo una domanda per essere certi di parlare con la persona giusta, di solito un dettaglio della prenotazione a cui la richiesta si riferisce.
Un nome, una data, una grafia o una nota alimentare si correggono via e-mail e confermiamo la modifica per iscritto. Una correzione che tocca una prenotazione confermata produce una conferma riemessa, così la versione che ha Lei e quella che abbiamo noi restano identiche.
Una richiesta di informazioni, un’iscrizione alla newsletter, un questionario della Spa o un posto in lista d’attesa per l’abbonamento si cancellano su richiesta, di norma entro cinque giorni lavorativi.
Dove il record sostiene un soggiorno già avvenuto, la normativa contabile ci obbliga a conservarne la parte finanziaria per dieci anni. In quel caso cancelliamo tutto ciò di cui la contabilità non ha bisogno e Le diciamo con precisione che cosa resta e quando se ne va.
Se contesta l’esattezza di un dato, o si è opposto e noi stiamo ancora valutando, può chiederci di tenere il record senza usarlo finché la questione non è chiusa. Confermiamo quando la sospensione comincia e quando finisce.
I dati che ci ha dato con un modulo, e i dati di prenotazione che ne derivano, possono essere inviati a Lei o a un altro fornitore in un file strutturato e leggibile da una macchina. Mandiamo JSON o CSV, quello che preferisce.
Dove ci basiamo su un interesse legittimo — il contesto dell’invio e una richiesta esplorativa — può opporsi, e ci fermiamo a meno che non possiamo dimostrare per iscritto un motivo prevalente sul Suo. Per il marketing non c’è alcun bilanciamento: un’opposizione chiude la questione.
La newsletter porta un link di cancellazione in ogni messaggio. Una nota alimentare, una nota di accessibilità o un questionario della Spa si revocano via e-mail. Revocare è facile quanto è stato prestare il consenso, e lascia intatto quanto è stato fatto legittimamente prima.
Se la nostra risposta non La soddisfa, può rivolgersi a un’autorità di controllo. Per il Regno Unito è l’Information Commissioner’s Office; per il Portogallo, la Comissão Nacional de Proteção de Dados; può anche rivolgersi all’autorità del paese in cui vive, che per l’Italia è il Garante per la protezione dei dati personali.
Rivolgersi a un’autorità non Le impedisce di tornare a chiedere a noi, e preferiremmo che facesse entrambe le cose.
Bambini
I moduli di questo sito sono scritti per un adulto che prende un accordo. I dati di un bambino ci arrivano dall’adulto che prenota il soggiorno: il numero di bambini, l’età dove entrano in gioco un lettino o il letto aggiunto di una Suite Atlantico o della Villa Lagoa, e una nota alimentare dove c’è.
Una nota alimentare o sanitaria di un bambino è trattata come dato di categoria particolare sul consenso esplicito di chi esercita la responsabilità genitoriale, e lascia il registro delle prenotazioni entro 30 giorni dalla partenza, alla stessa scadenza di quella di un adulto.
La newsletter è per adulti. I trattamenti che richiedono il questionario sanitario, e il Circuito Lungo, sono per ospiti dai 16 anni.
Decisioni automatizzate e profilazione
Nessuna decisione su una prenotazione, una tariffa, un abbonamento, un evento o una residenza è presa con mezzi automatizzati. Ogni richiesta è letta da una persona, e il nome di quella persona è sulla risposta.
Non c’è profilazione. Non Le assegniamo un punteggio, non La inseriamo in un segmento, non ricomponiamo un Suo ritratto da una visita all’altra. I due controlli automatici sui moduli sono descritti qui sopra, e non decidono nulla su di Lei.
La risposta che questo server invia dice anche al Suo browser che il sito non chiederà la Sua posizione, la fotocamera o il microfono, e non parteciperà a coorti pubblicitarie basate sugli interessi. È il Suo browser a farlo rispettare, e questo la rende una promessa più solida di una frase in un’informativa.
Tenerlo al sicuro
Il traffico verso questo sito è cifrato in transito e la connessione è vincolata a HTTPS per un anno alla volta. Ogni risposta porta una content security policy che consente script, fogli di stile, font, immagini e invii di moduli solo da questo dominio, una referrer policy restrittiva e le intestazioni che impediscono di aprire una pagina dentro un frame o di indovinarne il tipo di contenuto.
Gli invii conservati stanno in un archivio chiave-valore che solo il servizio di questo sito può leggere. L’accesso interno alla società è per account nominativo, e un account viene chiuso il giorno in cui una persona se ne va.
Se una violazione mette a rischio i Suoi diritti, lo comunichiamo all’autorità di controllo competente entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, e lo diciamo direttamente a Lei, in parole chiare, con quello che sappiamo, quello che ancora non sappiamo e quello che stiamo facendo.
Modifiche a questa informativa
Questa informativa è riesaminata ogni dodici mesi e ogni volta che cambia qualcosa di sostanziale: un nuovo responsabile del trattamento, un nuovo modulo, una nuova finalità.
Una modifica sostanziale è datata in fondo a questa pagina e, se in quel momento ha una prenotazione attiva o un abbonamento, Le viene inviata via e-mail. Una modifica di formulazione che non cambia quello che facciamo viene soltanto datata.
Una domanda sui Suoi dati
Un indirizzo, letto da una persona: [email protected]. L’informativa sui cookie copre le due voci che questo sito salva sul Suo dispositivo.